Skaičiuoklę verta keisti tada, kai ji nebeatitinka darbo eigos: informaciją tenka dubliuoti, skirtingiems žmonėms reikia skirtingos prieigos arba sunku sekti, kas jau atlikta. Tačiau nauja individuali sistema nėra vienintelis pasirinkimas. Kartais pakanka sutvarkyti skaičiuoklę, pritaikyti esamą programą ar sujungti kelis įrankius.
Kokie požymiai rodo problemą?
- Komanda dirba su keliomis to paties failo versijomis.
- Duomenis iš laiškų ir dokumentų reikia perrašyti rankomis.
- Klientams ar partneriams kuriate atskiras lentelių kopijas.
- Neaišku, kas pakeitė įrašą ir kodėl.
- Užsakymo ar paraiškos būseną žino tik vienas darbuotojas.
- Ataskaitai informaciją renkate iš kelių nesusietų šaltinių.
Šie požymiai padeda pradėti tyrimą, tačiau jų skaičius dar neparodo, ar reikia programuoti. Savaitę ar dvi fiksuokite pasikartojančius darbus, jiems skiriamą laiką ir klaidas. Taip turėsite su kuo palyginti siūlomą sprendimą.
Kokius variantus palyginti?
| Sprendimas | Kada svarstyti | Ką patikrinti |
|---|---|---|
| Sutvarkyta skaičiuoklė | Paprastas procesas ir nedaug naudotojų | Duomenų tikrinimas, prieiga, vienas informacijos šaltinis |
| Paruošta programa ar CRM | Procesas panašus į programoje jau numatytą | Reikiamos funkcijos, naudotojų kainos, eksportas ir integracijos |
| Esamų sistemų integracija | Programos tinka, bet tarp jų duomenys keliauja rankomis | Duomenų prieiga, perdavimo taisyklės ir klaidų tvarkymas |
| Individuali sistema | Specifinis procesas, keli naudotojų vaidmenys ar išoriniai dalyviai | Kūrimo apimtis, priežiūra, saugumas ir atsakingas žmogus |
Programą išbandykite su tikra užduotimi. Patikrinkite visą eigą – nuo duomenų gavimo iki rezultato. Gražus pristatymas dar neparodo, kaip įrankis veiks jūsų komandoje.
Ką reikėjo išspręsti „Rentclub“?
„Rentclub“ platformoje dirba automobilių pardavėjai, klientai, bankai ir vidinė komanda. Reikėjo vienos paraiškų eigos, nors kiekvienas dalyvis atlieka skirtingą darbą.
- Pardavėjai įkelia automobilius.
- Klientai teikia paraiškas konkrečiam automobiliui ar sumai.
- Banko išrašų duomenys apdorojami ir perduodami bankams.
- Bankai pateikia pasiūlymus.
- Darbuotojai administruoja paraiškas ir jų eigą.
Tokioje sistemoje svarbus ne vien duomenų sąrašas. Reikia sutarti būsenas, prieigos teises ir perdavimo tarp dalyvių taisykles. Šiuos klausimus verta išspręsti dar prieš kuriant ekranus.
Kas turėtų patekti į pirmąją versiją?
Pasirinkite vieną svarbų procesą ir aprašykite jį nuo pradžios iki pabaigos. Pirmoji versija turi būti naudinga kasdieniame darbe, tačiau neturi apimti visos įmonės veiklos.
- Naudotojai. Kas dirbs sistemoje ir ką kiekvienas galės matyti bei keisti?
- Darbo eiga. Kas pradeda procesą, kokie jo žingsniai ir kada jis laikomas baigtu?
- Duomenys. Iš kur gaunama informacija, kas ją tikrina ir kuris šaltinis laikomas pagrindiniu?
- Išimtys. Kas nutinka, kai trūksta dokumento, įrašas dubliuojasi ar užduotis atšaukiama?
- Pakeitimų istorija. Kuriuos veiksmus reikia užfiksuoti?
- Ribos. Kas kol kas liks atliekama rankomis?
Jei vienas žingsnis susijęs su dokumentų ar laiškų skaitymu, galima atskirai įvertinti automatizavimą ir DI. Pirmiausia turi būti aišku, koks rezultatas reikalingas ir kaip jį patikrinti.
Kaip palyginti išlaidas?
Paruoštai programai skaičiuokite prenumeratą pagal naudotojų skaičių, diegimą, papildomas funkcijas ir integracijų priežiūrą. Individualiai sistemai – analizę, kūrimą, duomenų perkėlimą, prieglobą, atnaujinimus ir pagalbą komandai.
Pavyzdžiui, aštuoni naudotojai po 30 € per mėnesį per trejus metus kainuotų 8 640 € prieš diegimą ir priedus. Tai hipotetinis skaičiavimo pavyzdys, ne konkretaus tiekėjo kaina. Su individualios sistemos pasiūlymu lyginkite tą pačią apimtį ir laikotarpį.
Įvertinkite ir žmonių laiką. Tačiau neskaičiuokite kiekvienos sutaupytos minutės kaip garantuoto pelno: svarbu, ar komanda tą laiką galės panaudoti kitam darbui.
Kas atsakys už prioritetus?
Sistemai reikia žmogaus, kuris supranta procesą ir gali apsispręsti, kas svarbiausia. Per produkto ir technologijų konsultaciją padedu apibrėžti pirmąją versiją. Jei reikia nuolat derinti prioritetus ir koordinuoti kūrimą, tam skirta produkto ir technologijų valdymo paslauga.
Individualių sistemų kūrimas prasideda nuo 1 500 € ribotos apimties darbams. Kelių naudotojų grupių, integracijų ir dokumentų apdorojimo sistema vertinama atskirai. Apimtį bei kainą sutariame prieš pradėdami.
Dažniausi klausimai
Ar individuali sistema geresnė už CRM?
Ne visada. Jei paruošta CRM sistema atitinka jūsų pardavimo procesą, jos pritaikymas gali būti paprastesnis sprendimas. Individualų kūrimą verta svarstyti dėl konkrečių nepatenkintų poreikių.
Ar būtina perkelti visus senus duomenis?
Ne. Reikia nuspręsti, kurie duomenys būtini darbui, kuriuos pakanka išsaugoti archyve ir kuriuos pirmiausia reikia sutvarkyti. Tai yra projekto apimties dalis.
Ar galima pradėti nuo vienos integracijos?
Taip. Jei naudojamos programos tinka, bet duomenis tarp jų perkeliate rankomis, integracija gali išspręsti problemą be naujos sistemos.
Aprašykite dabartinę situaciją ir sprendimą, kurį reikia priimti. Galime pradėti nuo konsultacijos arba aptarti projektą.
Padedu verslui planuoti ir kurti svetaines, el. parduotuves bei verslo sistemas. Konsultuoju ir rūpinuosi produkto bei technologijų valdymu.
