Jei programos atskirai veikia gerai, bet darbuotojai nuolat perrašo duomenis, pirmiausia verta patikrinti integraciją. Jei programos negali atspindėti paties darbo proceso, gali reikėti kito įrankio arba individualios sistemos.
Nusipirkus dar vieną programą neįvertinus proceso, gali atsirasti dar viena vieta tiems patiems duomenims tvarkyti. Pradėkite nuo tikros užduoties, pavyzdžiui, kaip užklausa tampa užsakymu.
Aprašykite vieną procesą nuo pradžios iki pabaigos
Kas jį pradeda? Iš kur ateina duomenys, kas juos patvirtina ir kaip kitas darbuotojas sužino, kad jau gali veikti? Įtraukite išimtis: klientas pakeičia adresą, atšaukia užsakymą arba nepateikia dokumento.
Kiekvienam duomeniui nustatykite pagrindinį šaltinį. Jei adresą saugo ir CRM, ir parduotuvė, kuri sistema gali jį keisti? Nesutarus dėl šios taisyklės, integracija gali tik greičiau išplatinti prieštaringą informaciją.
Kuris sprendimas tinka situacijai?
| Situacija | Ką verta tikrinti |
|---|---|
| Programos tinka, bet duomenys perrašomi ranka | Esamų sistemų integraciją |
| Trūksta įprasto darbo proceso | Jau sukurtos programos pritaikymą |
| Klientams ar partneriams reikia bendro proceso su savomis taisyklėmis | Individualią sistemą arba savitarną |
| Komanda nesutaria, kaip turi vykti darbas | Proceso apibrėžimą prieš programavimą |
Du skirtingi projektų pavyzdžiai
„Podbase“ projekte produktų duomenys ir variantai iš vidinės sistemos patenka į „Webflow“ svetainę. Čia reikėjo sujungti esamus įrankius.
„Rentclub“ reikėjo platformos automobilių pardavėjams, klientams ir bankams, su paraiškomis bei vidiniais darbuotojų procesais. Tokiai apimčiai prireikė bendros verslo sistemos. Vien faktas, kad įmonė naudoja skaičiuokles, nepasako, kuris kelias tinkamesnis.
Ką turi apimti integracijos pasiūlymas?
- Perduodamus įrašus, laukus ir perdavimo kryptį.
- Atnaujinimo dažnį: iškart ar nustatytu laiku.
- Dublikatų, trūkstamų laukų ir prieštaringų pakeitimų tvarkymą.
- Veiksmus, kai viena sistema nepasiekiama.
- Pranešimą apie klaidą ir galimybę pakartoti veiksmą.
- Atsakomybę už priežiūrą pasikeitus vienai iš programų.
Vienas sėkmingai perduotas įrašas dar nepatvirtina, kad integracija paruošta darbui. Reikia išbandyti pakeitimus, atšaukimus ir nutrūkusį perdavimą. Prieš susitariant patikrinkite ir tiekėjų prieigos bei prenumeratos reikalavimus.
Kaip įvertinti, ar verta?
Užfiksuokite dabartinį užduočių kiekį, sugaištamą laiką ir pasikartojančias klaidas. Palyginkite su kūrimo bei priežiūros sąnaudomis. Remkitės savo duomenimis: nėra vieno sutaupytų valandų skaičiaus, kuris pateisintų bet kokią integraciją.
Pradėkite nuo vieno užbaigto proceso ir sutarkite, kaip matuosite pokytį. Jei problema apima ir atsakomybes bei prieigos teises, skaitykite kada „Excel“ keisti verslo sistema. Įgyvendinimo galimybės aprašytos verslo sistemų ir integracijų paslaugoje.
Aprašykite situaciją. Padėsiu palyginti galimus sprendimus.
Kuriu svetaines ir verslo sistemas, padedu priimti produkto bei technologijų sprendimus.
